Pourquoi et pour qui se certifier QUALIOPI ?
Sommaire
Comprendre la certification QUALIOPI : une obligation devenue essentielle
Depuis le 1er janvier 2022, la certification QUALIOPI est devenue obligatoire pour tous les organismes de formation qui souhaitent accéder aux financements publics et mutualisés. En d’autres termes, sans cette certification, impossible de faire financer les formations par le CPF (Compte Personnel de Formation), les OPCO (Opérateurs de Compétences), France Travail, ou encore les Régions.
Cette marque de certification atteste de la qualité des processus mis en place par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Elle garantit aux clients que l’organisme respecte des standards professionnels stricts et que les formations sont de qualité.
Pourquoi obtenir la certification QUALIOPI ?
a. Accéder aux financements : une nécessité absolue
La raison principale est simple : sans QUALIOPI, il n’est pas possible de proposer de formations financées. Cela signifie que les clients ne pourront pas utiliser leur CPF, ni bénéficier d’une prise en charge par leur employeur via les OPCO.
Dans un marché où la majorité des apprenants recherchent des formations financées, ne pas être certifié QUALIOPI revient à fermer la porte à une grande partie de la clientèle potentielle.
b. Rassurer et fidéliser les clients
La certification QUALIOPI est un gage de qualité et de sérieux. Elle démontre qu’un organisme :
- Dispose de processus structurés et efficaces
- S’engage dans une démarche d’amélioration continue
- Répond aux exigences réglementaires les plus strictes
Pour les clients, choisir un organisme certifié QUALIOPI, c’est l’assurance de bénéficier d’une formation professionnelle, bien organisée et reconnue par l’État.
c. Se démarquer de la concurrence
Dans un secteur de la formation de plus en plus concurrentiel, la certification QUALIOPI devient un critère de différenciation majeur. Elle renforce la crédibilité sur le marché.
Pour qui est destinée la certification QUALIOPI ?
La certification QUALIOPI s’adresse à tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences, notamment :
- Les organismes de formation (c’est notre cas !)
- Les centres de formation d’apprentis (CFA)
- Les centres de bilans de compétences
- Les organismes accompagnant à la VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
Comment obtenir la certification QUALIOPI ?
a. Notre expérience : L’importance de se faire accompagner
Obtenir la certification QUALIOPI peut sembler complexe au premier abord. C’est pourquoi nous avons fait le choix de nous faire accompagner par un auditeur spécialisé. Cette décision a été déterminante pour réussir notre certification du premier coup.
b. Le rôle de l’auditeur accompagnateur
L’auditeur ne se contente pas de vérifier la conformité : il devient un guide et un conseil tout au long du processus. Concrètement, il :
- Analyse la situation de départ : il étudie tous les processus et les documents existants
- Identifie les écarts : il indique précisément ce qui manque ou doit être amélioré pour être conforme
- Structure les documents : il aide à organiser tous les documents nécessaires (conventions, émargements, évaluations, etc.)
- Optimise les processus : il conseille sur les meilleures façons de travailler pour rester conforme au quotidien
- Prépare l’audit initial : il effectue un pré-audit pour mettre en situation réelle et corriger les derniers points
c. Les avantages de l’accompagnement
Grâce à notre accompagnement, nous avons :
- Gagné un temps précieux : nous savions exactement quoi faire
- Évité les erreurs coûteuses : certaines non-conformités auraient pu nous faire échouer à l’audit
- Structuré notre organisation : nous avons professionnalisé nos pratiques de manière durable
- Obtenu la certification rapidement : le processus a été fluide et efficace
Les 7 critères et 32 indicateurs QUALIOPI : ce qu'il faut savoir
La certification QUALIOPI repose sur un Référentiel National Qualité (RNQ) composé de 7 critères déclinés en 32 indicateurs. Pour les actions de formation (notre catégorie), 24 indicateurs sont communs à tous, auxquels s’ajoutent des indicateurs spécifiques.
Critère 1 : Les conditions d’information du public
Ce qui est évalué : La transparence et la clarté des informations communiquées.
En pratique : Présenter de manière claire et complète l’offre de formation, les objectifs, les modalités, les tarifs, les délais d’accès, les résultats obtenus, etc. Les supports de communication (site internet, plaquettes, devis) doivent être précis et accessibles. Nous avons d’ailleurs dû refaire notre site de formation : https://formations.naomis.fr/
Indicateurs clés :
- Diffusion d’une information accessible au public
- Indicateurs de résultats communiqués aux apprenants
Critère 2 : La précision des objectifs et l’adaptation des prestations
Ce qui est évalué : La capacité à définir des objectifs pertinents et à adapter les formations aux besoins.
En pratique : Avant chaque formation, il faut analyser les besoins des apprenants, définir des objectifs pédagogiques clairs et personnaliser le parcours si nécessaire. Le contenu est adapté en fonction du public.
Indicateurs clés :
- Analyse du besoin préalable
- Objectifs opérationnels et évaluables
- Adaptation du contenu et des modalités
Critère 3 : L’adaptation des modalités d’accueil, d’accompagnement et de suivi
Ce qui est évalué : La qualité d’accueil et l’accompagnement tout au long du parcours.
En pratique : Informer les apprenants sur le déroulement de la formation, mettre en place un suivi pédagogique, coordonner les intervenants, et adapter l’accompagnement aux personnes en situation de handicap.
Indicateurs clés :
- Information sur le déroulement des formations
- Accompagnement socio pédagogique
- Coordination des équipes
- Accessibilité des personnes en situation de handicap
Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
Ce qui est évalué : La qualité et l’adaptation des ressources.
En pratique : Les moyens matériels (salles, équipements, supports pédagogiques) et humains (formateurs qualifiés) doivent être adaptés aux formations dispensées.
Indicateurs clés :
- Moyens humains et techniques adaptés
- Coordination pédagogique
- Évaluation des acquis
Critère 5 : La qualification et le développement des compétences des personnels
Ce qui est évalué : La compétence des formateurs et leur développement professionnel.
En pratique : Justifier des qualifications des formateurs (diplômes, expérience professionnelle), maintenir leurs compétences à jour et assurer leur montée en compétences régulière.
Indicateurs clés :
- Définition et actualisation des compétences des formateurs
- Parcours professionnels des formateurs
Critère 6 : L’inscription et l’investissement dans son environnement professionnel
Ce qui est évalué : La veille technique.
En pratique : Réaliser une veille légale, réglementaire et pédagogique, développer des partenariats, mobiliser les ressources territoriales.
Indicateurs clés :
- Réalisation d’une veille active
- Mobilisation des réseaux professionnels
Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et réclamations
Ce qui est évalué : La capacité à écouter les clients et à s’améliorer.
En pratique : Mettre en place des outils pour recueillir les avis des apprenants et des clients (questionnaires de satisfaction), traiter les réclamations, et utiliser ces retours pour améliorer continuellement les prestations.
Indicateurs clés :
- Recueil des appréciations des parties prenantes
- Traitement des difficultés et réclamations
- Mise en œuvre d’actions d’amélioration
Le processus de certification : étape par étape
a. La préparation (avec accompagnement)
C’est la phase la plus importante. Avec notre auditeur, nous avons :
- Audité nos pratiques existantes
- Créé ou complété les documents manquants
- Organisé nos preuves de conformité
- Mis en place les processus nécessaires
Durée moyenne : entre 3 et 6 mois selon le niveau de départ
b. L’audit initial
Une fois prêts, nous avons contacté un organisme certificateur accrédité (AFNOR, Bureau Veritas, ICPF, etc.). L’audit initial se déroule sur site : l’auditeur vient dans les locaux et consulte les documents.
Durée de l’audit : 1 jour en moyenne selon le chiffre d’affaires et les catégories d’actions qui doivent être certifiées.
À l’issue de cet audit, l’organisme certificateur délivre (ou non) la certification QUALIOPI, valable 3 ans.
Après la certification : les contrôles obligatoires
Attention : Obtenir la certification n’est pas une fin en soi ! Il faut maintenir les efforts dans la durée et se préparer aux contrôles réguliers.
c. L’audit de surveillance (à 18 mois)
Quand ? Entre le 14ème et le 22ème mois après l’obtention de la certification (soit environ 1 an et demi).
Objectif : Respecter les exigences du référentiel.
Comment ça se passe ? C’est un audit plus court que l’audit initial, mais tout aussi important. L’auditeur vérifie un échantillon d’indicateurs et s’assure de la conformité continue.
Notre conseil : Il est nécessaire de continuer à documenter toutes les actions.
d. L’audit de renouvellement (à 3 ans)
Quand ? 4 mois avant la fin de validité du certificat (pour éviter toute interruption).
Objectif : Renouveler la certification pour 3 nouvelles années.
Comment ça se passe ? C’est un audit complet, similaire à l’audit initial, qui évalue à nouveau l’ensemble des critères et indicateurs.
Les erreurs à éviter
D’après notre expérience et celle de notre auditeur, voici les pièges les plus fréquents :
❌ Ne pas documenter ses actions : En formation professionnelle, ce qui n’est pas écrit n’existe pas ! Conserver tous les documents (conventions, émargements, évaluations, etc.)
❌ Attendre le dernier moment : La préparation prend du temps. S’y prendre longtemps à l’avance.
❌ Vouloir faire seul : Sans accompagnement, le risque d’échec est réel. L’investissement dans un auditeur est rapidement rentabilisé.
❌ Relâcher ses efforts après la certification : L’audit de surveillance arrive vite ! Maintenir les processus actifs.
❌ Négliger la veille et l’amélioration continue : QUALIOPI n’est pas une contrainte ponctuelle, c’est une démarche qualité permanente.
Notre conclusion : un investissement rentable
Obtenir la certification QUALIOPI représente certes un investissement en temps et en argent, mais c’est aujourd’hui incontournable pour pérenniser son activité de formation.
Grâce à cette certification :
- Nous pouvons proposer des formations financées à nos clients
- Nous avons structuré et professionnalisé notre organisation
- Nous rassurons nos clients sur la qualité de nos prestations
- Nous nous inscrivons dans une démarche d’amélioration continue
La certification QUALIOPI n’est pas un obstacle, c’est une opportunité de grandir et de se professionnaliser !
LES AUTEURS
Nathalie PLEUCHOT
Nathalie est cheffe de projet SIG chez Naomis et DPO pour le groupe Keran. Elle intervient en tant qu’AMO, dispense des formations et intervient également sur des projets de traitements de données pour le compte de collectivités mais aussi auprès d’acteurs privés. Elle est référente pédagogique pour les formations.
